Кейс Citymark: міграція із застарілої CRM та побудова системи продажів у HubSpot разом із Velainn

Як усе починалося

Citymark шукала партнера з впровадження CRM, який зміг би мігрувати дані із застарілої офлайн-системи до сучасної хмарної CRM-платформи з новими технологічними можливостями. Технічні та бізнес-вимоги до проєкту включали такі завдання:

• повний перехід із попередньої системи;
• розділення процесів продажів для окремих команд у Швеції, Фінляндії та Норвегії;
• структурування та автоматизація управління угодами й подовженням контрактів (renewals);
• масштабне перенесення даних про компанії, контакти, активності та угоди;
• синхронізація та узгодження з інструментами й процесами виставлення рахунків (invoicing);
• забезпечення безперервності роботи поточної команди, щоб процес переходу не вплинув на щоденні операції.

Команді було важливо, щоб нове налаштування системи точно відображало реальні бізнес-процеси компанії — включаючи окремі воронки продажів (pipelines) для кожної країни, кастомні властивості (custom properties), логіку подовження контрактів та структури даних для виставлення рахунків.

Реалізація

Співпраця Velainn із Citymark відбувалася структуровано й поетапно — ми почали з дослідження процесів та планування, після чого перейшли до підтримки міграції, налаштування автоматизації та проектування системи.

1. Стратегічне планування до початку міграції

Перш ніж розпочати масове перенесення даних, експерти Velainn сформували детальний план впровадження, архітектуру адаптації користувачів та схему відповідності полів. Завдяки цьому команда Citymark отримала зрозумілу дорожню карту: як структурувати дані, об'єкти, користувачів та взаємозв'язки в HubSpot перед завантаженням «живої» бази. Покроковий підхід замість поспішного імпорту допоміг знизити технічні ризики та дозволив команді валідувати систему на кожному етапі перед фінальним розгортанням.

2. Налаштування бази Sales Hub

Старт робіт було сфокусовано на шведському напрямку бізнесу Citymark. Це дозволило створити надійний базис для масштабованої системи продажів і забезпечити команду функціоналом для чіткого ведення угод, автоматизації рутини та побудови звітів.

Команда Velainn також супроводжувала клієнта у фінансових та організаційних питаннях: на перших етапах запуску ми координували комунікацію з представниками HubSpot від імені Citymark, допомагаючи підібрати правильну конфігурацію ліцензій та узгодити вигідні умови вартості.

3. Очищення, маппинг та міграція даних

Значна частина роботи була пов'язана з підготовкою даних із застарілої CRM для коректного використання в HubSpot. Команда Velainn успішно вирішила низку практичних викликів міграції, зокрема:

• імпорт компаній та контактів;
• виправлення помилок у зв'язках між об'єктами (associations);
• очищення бази від порожніх записів та дублікатів;
• маппинг застарілих полів у кастомні властивості (properties) HubSpot;
• врахування та адаптація розбіжностей у даних між різними командами й країнами.

Цей етап мав вирішальне значення для того, щоб нова CRM стала ефективним робочим інструментом із першого дня запуску. Адже міграція вважається успішною лише тоді, коли дані не просто перенесені, а організовані так, щоб бізнес міг повністю на них покладатися.

4. Налаштування локальних процесів та автоматизація подовження контрактів

Оскільки Citymark працює на кількох ринках, архітектура HubSpot мала підтримувати специфіку та робочі процеси різних країн. Команда Velainn допомогла розробити цю структуру всередині системи, а також налаштувала автоматизацію для роботи з пролонгаціями.

Ключовим покращенням стало впровадження логіки та автоматизації renewals (подовжень контрактів), яка автоматично переводить клієнтів по потрібних етапах за допомогою інструменту workflows. Це забезпечило команду проактивним та чітко організованим підходом до управління продажами за моделлю підписки.

5. Синхронізація підписок та рахунків у HubSpot із фінансовим обліком

Для Citymark було критично важливо пов'язати функціонал HubSpot із процесами інвойсингу. Ми взяли на себе технічну координацію та конфігурацію таких параметрів:

• архітектура рахунків та специфікацій до них;
• спеціальні кастомні поля для фінансових даних;
• синхронізація власників угод та облікових записів;
• алгоритми автоматичного виставлення повторних рахунків;
• зв'язування полів (field mapping) між HubSpot та стороннім розрахунковим ПЗ.

Завдяки цьому впровадження переросло формат «суто сейлз-інструменту» — компанія отримала повноцінну екосистему для централізованого управління продажами та фінансами.