Як Velainn допомогла компанії Network Truck Insurance Services підвищити рівень адаптації HubSpot

З 1989 року компанія Network Truck Insurance Services, Inc. спеціалізується на забезпеченні унікальних потреб транспортної індустрії. Денніс Савицький, СЕО компанії, залучив Velainn як партнера для оптимізації роботи своєї команди з HubSpot. Velainn допомогла компанії з кастомним налаштуванням CRM, що включало створення кастомного об'єкта (custom object), підготовку до імпорту угод, налаштування звітності, інтеграцію та роботу з Outlook, а також регулярне навчання для страхових агентів (producers).

Послуга: Підвищення ефективності продажів, консалтинг та супровід

Галузь: Страхування, постачальник професійних послуг

Локація: США

Модулі: Sales Hub

Виклик

Компанії Network Truck Insurance Services була потрібна допомога, щоб отримувати більше користі від HubSpot та зробити платформу зручнішою для команди. Денніс, СЕО компанії NTIS, звернувся до Velainn із запитом інтегрувати процеси продажів у HubSpot. Головна вимога полягала в тому, щоб підключити до HubSpot різноманітне спеціалізоване програмне забезпечення для страхування, включаючи сервіси для дзвінків та бази даних. Також компанія потребувала допомоги в навчанні команди роботі з HubSpot та чіткому розумінні того, як максимізувати ефективність платформи.

Обсяг виконаних робіт

Velainn забезпечила комплексну практичну підтримку для СЕО компанії Денніса та його команди на етапі впровадження й оптимізації HubSpot. Проєкт включав:

1. Персоналізоване налаштування HubSpot CRM

Ми розробили та сконфігурували кастомний об'єкт Carriers, повністю адаптувавши CRM-систему під бізнес-процеси та операційну модель клієнта.

2. Міграція даних та підтримка імпорту угод

Співпраця включала проведення тестових імпортів, підготовку до перенесення великих масивів даних, а також регулярну роботу над тим, щоб уся інформація була правильно структурована в HubSpot.

3. Звітність та прозорість даних

Velainn налаштувала звіти, які допомагають клієнту аналізувати дані та забезпечують страховим агентам (producers) необхідний рівень видимості інформації відповідно до їхніх прав доступу.

4. Інтеграція систем та налаштування процесів

Інтеграція з Outlook та перевірка статусу синхронізації облікових записів.
Подальша робота над інтеграцією з FMCSA API.
Обговорення та підготовка до інтеграції з HawkSoft.

5. Навчання команди та регулярна підтримка

Команда Velainn проводила регулярні зустрічі з Деннісом та його співробітниками. Вони охоплювали навчання страхових агентів, налаштування прав доступу (permissions), роботу з базою знань для сервісної підтримки, а також оптимізацію поточних операційних процесів.

Рішення

Команда Velainn провела серію зустрічей для детального аналізу вимог та цілей клієнта. Спільно з замовником ми розробили план впровадження (onboarding plan) для Sales Hub і розпочали інтеграцію бізнес-процесів компанії. Ми виконали всі необхідні інтеграції для створення цілісної CRM-системи, синхронізованої з іншим програмним забезпеченням, що використовується у страховій діяльності. Ми налаштували в HubSpot автоматизовані робочі процеси (workflows), які заощаджують час відділу продажів на виконання рутинних завдань.

Команда продажів пройшла навчання щодо роботи з HubSpot CRM — переважно з Угодами (Deals), Контактами (Contacts), Компаніями (Companies), а також із створеним нами кастомним об'єктом для коректного управління даними. Навчання охоплювало використання розширеної фільтрації записів, послідовностей (Sequences) та здійснення дзвінків безпосередньо з HubSpot. Процес шляху клієнта (Buyer Journey) був повністю відображений в Угодах HubSpot: ми створили етапи угод (Deal stages), автоматизували клієнтський шлях та налаштували workflows із сповіщеннями й автоматичним призначенням відповідальних. Ця стратегія маршрутизації лідів (lead routing) заощаджує час як для всього керівного складу, так і для менеджерів із продажів.

Окрім вищезазначеного, Velainn допомогла клієнту з такими завданнями:

Створення кастомного об'єкта в HubSpot
Імпорт угод та первинне налаштування даних CRM
Конфігурація аналітики та звітності
Підтримка та навчання страхових агентів (producers)
Налаштування інтеграції з Outlook та робота над адаптацією користувачів
Постійний консалтинг та оптимізація процесів у майбутньому
Імпорт даних та структурування угод
Розробка кастомної структури CRM
Налаштування звітності та видимості даних для страхових агентів
Інтеграція з Outlook та підвищення рівня залученості команди
Оптимізація процесів доступу до лідів та подальшої роботи з ними (follow-up)
Навчання та регулярна підтримка в оптимізації системи

Досягнуті результати

Компанія NTIS отримала повністю налагоджений портал HubSpot CRM із необхідними інтеграціями та синхронізаціями, що дозволило відобразити всі бізнес-процеси в єдиній системі. Менеджери з продажів успішно адаптувалися до HubSpot та навчилися ефективно його використовувати. Завдяки кастомному налаштуванню, структуруванню даних, аналітиці, підтримці інтеграцій та постійному консалтингу команда Velainn допомогла Network Truck Insurance Services створити персоналізовану екосистему HubSpot та підвищити рівень залученості команди. Замість шаблонного впровадження, уся робота була сфокусована на адаптації HubSpot під реальні процеси клієнта та внутрішню команду. У результаті клієнт отримав: скорочення часу реакції на ліди (lead response time). Збільшення кількості активних користувачів Sales Hub у системі. Зменшення обсягу рутинної та мануальної роботиПовну прозорість даних завдяки налаштованій звітностіПідвищення ефективності управління угодами та процесамиВисокий рівень адаптації CRM-системи серед усіх співробітників

Підвищення ефективності продажів

Автоматизація продажів звільняє вашу команду від рутини та повторюваних ручних процесів за допомогою спеціального софту. Завдяки цьому ви можете сфокусуватися на головному — закритті угод та генеруванні доходу. Послуга також охоплює автоматичний розподіл лідів, підключення дзвінків, синхронізацію пошти, календарів та інших ключових інструментів комерційного відділу.

Дізнатись більше

Підтримка та оптимізація HubSpot

Співпраця також включала ширшу операційну підтримку щодо інтеграцій, налаштування прав доступу (permissions), подальшого впровадження бази знань та оптимізації системи. Це допомогло команді адаптувати HubSpot під свої реальні робочі процеси замість того, щоб підлаштовуватися під шаблонні універсальні рішення. З часом робота Velainn переросла у формат постійного консалтингу та оптимізації, що продемонструвало довгострокове партнерство, а не просто виконання одноразового проєкту.