Перш ніж надіслати перший лист потенційному клієнту, менеджерам часто доводиться витратити години на пошук потрібних компаній, контактних осіб і підготовку персоналізованих повідомлень.У результаті на спілкування з потенційними клієнтами залишається значно менше часу.
HubSpot Prospecting Agent допомагає автоматизувати значну частину цієї роботи. Він знаходить потенційних клієнтів, збирає інформацію про компанії та контакти, а також готує персоналізовані повідомлення, залишаючи менеджерам повний контроль над процесом продажу.
У цій статті ми розглянемо новий інтерфейс Prospecting Agent, який включає Plays, Buying Signals та Contact Sourcing. Залежно від вашої підписки HubSpot і налаштувань акаунта деякі з цих можливостей можуть бути ще недоступними.
Що таке HubSpot Prospecting Agent?
HubSpot Prospecting Agent — це AI-агент для команд продажів, який допомагає знаходити потенційних клієнтів, аналізувати інформацію про них і автоматизувати персоналізовану комунікацію. Використовуючи Buying Signals, Contact Sourcing та налаштовувані Plays, він може постійно знаходити нові можливості для продажів і готувати персоналізовані повідомлення, значно скорочуючи обсяг ручної роботи.
Prospecting Agent аналізує кожен контакт і компанію, після чого готує персоналізовану комунікацію на основі зібраної інформації. Залежно від налаштувань, повідомлення можна перевіряти перед надсиланням або дозволити агенту надсилати їх автоматично, зберігаючи при цьому контроль менеджера над процесом продажу.
Для компаній, які активно працюють із залученням нових клієнтів, Prospecting Agent допомагає підтримувати регулярну комунікацію, скоротити час на рутинні завдання та приділяти більше уваги спілкуванню з потенційними клієнтами.
У яких сценаріях можна використовувати HubSpot Prospecting Agent?
Prospecting Agent можна використовувати на різних етапах процесу продажів залежно від того, як ваша команда працює з лідами та кваліфікує їх. Хоча кожен бізнес має власний підхід, є кілька поширених сценаріїв, у яких агент допомагає автоматизувати пошук інформації про потенційних клієнтів і підготовку персоналізованої комунікації.
Нові маркетингово кваліфіковані ліди (MQL)
Коли контакт стає маркетингово кваліфікованим лідом (Marketing Qualified Lead, MQL), він уже готовий до першої взаємодії з відділом продажів. Замість того щоб менеджер вручну досліджував кожного нового ліда, його можна додати до Prospecting Agent. Агент збере інформацію про контакт, підготує персоналізовану комунікацію та допоможе команді швидше й послідовніше працювати з новими лідами.
Компанії, які демонструють Buying Signals
Якщо у вашому акаунті увімкнено функцію Source contacts for me, Prospecting Agent може автоматично відстежувати компанії за вибраними Buying Signals. Коли компанія відповідає цим критеріям, Prospecting Agent рекомендує її для додавання до Play, пропонує релевантні контакти та готує персоналізовану комунікацію без необхідності ручного пошуку потенційних клієнтів.
Потенційні клієнти з високою ймовірністю конверсії
Якщо ваша команда використовує Lead Scoring або Buyer Intent, Prospecting Agent може автоматично починати аналіз контактів після досягнення визначених критеріїв кваліфікації. Це дозволяє менеджерам зосередитися на потенційних клієнтах, які з більшою ймовірністю готові до взаємодії, замість того щоб переглядати кожен новий контакт вручну.
Повторна взаємодія з існуючими контактами
Prospecting Agent також можна використовувати для відновлення комунікації з контактами, які давно не взаємодіяли з вашою компанією. Замість надсилання шаблонного повідомлення агент повторно аналізує компанію та готує персоналізовану комунікацію на основі найактуальнішої доступної інформації.
Як налаштувати Prospecting Agent
Щоб розпочати налаштування, перейдіть до Sales → Prospecting Agent і натисніть Create Play.
Крок 1. Визначте цільову аудиторію
Перший крок - визначити, на яку аудиторію буде орієнтований Play. Якщо ви ввімкнете Source contacts for me, Prospecting Agent відстежуватиме вибрані сегменти компаній і Buying Signals, рекомендуватиме компанії для додавання до Play, а також пропонуватиме контакти, які відповідають заданим персонам. Для цього потрібно налаштувати:
- Company segments — виберіть типи компаній, на яких має зосередитися агент.
- Personas — визначте цільові ролі або портрети покупців, яких агент шукатиме в цих компаніях.
- Monthly contact suggestions — вкажіть максимальну кількість контактів, які агент може рекомендувати щомісяця.
- Buying Signals — оберіть сигнали, які Prospecting Agent використовуватиме для пошуку потенційних клієнтів.
Примітка: щоб знаходити контакти поза межами вашого HubSpot CRM, необхідно підключити одного з підтримуваних постачальників контактних даних.
Якщо Source contacts for me вимкнено, після створення Play ви все одно зможете додавати контакти вручну або автоматично.
Крок 2. Налаштуйте Selling Context
Selling Context допомагає Prospecting Agent краще зрозуміти ваш бізнес і створювати більш релевантну персоналізовану комунікацію. Для цього Breeze може автоматично проаналізувати ваш вебсайт і сформувати необхідну інформацію.
Перш ніж продовжити налаштування, перегляньте згенерований опис і за потреби внесіть зміни. Переконайтеся, що інформація точно описує ваш бізнес, адже саме вона використовуватиметься для створення персоналізованих повідомлень.
Крок 3. Налаштуйте комунікацію
Оберіть, як Prospecting Agent взаємодіятиме з потенційними клієнтами. Тут доступні два варіанти:
- Sequence - створює послідовність взаємодії з автоматизованими email-листами та завданнями, яку можна налаштувати під свої потреби.
- Adaptive - автоматично визначає найкращий час і зміст повідомлень на основі активності та взаємодії потенційного клієнта.
Якщо ви оберете Sequence, зможете повністю налаштувати сценарій комунікації: додавати email-листи й завдання, змінювати порядок кроків і встановлювати затримки між ними.
Якщо ви оберете Adaptive, Prospecting Agent самостійно керуватиме процесом комунікації. Він автоматично визначатиме оптимальний час для надсилання повідомлень і адаптуватиме їхній зміст на основі активності потенційного клієнта, дотримуючись заданих вами обмежень. За потреби ви також можете додати власні інструкції, які допоможуть агенту писати листи у потрібному стилі.
Крок 4. Налаштуйте Guardrails
На цьому етапі потрібно визначити, як Prospecting Agent надсилатиме листи від вашого імені.
Спочатку оберіть відправника. Листи можуть надсилатися від власника контакту (Contact Owner), власника компанії (Company Owner) або від конкретного користувача. Якщо в обраного відправника не підключено поштову скриньку, можна налаштувати Fallback Sender, який використовуватиметься як резервний відправник.
Далі налаштуйте стиль комунікації. Можна обрати один із готових тонів спілкування або використовувати Brand Voice вашої компанії.
Також доступні додаткові параметри надсилання:
- увімкнення багатомовної комунікації;
- надсилання листів лише в робочі дні;
- налаштування бажаного часу надсилання листів;
- вибір часового поясу за замовчуванням для контактів, у яких він не вказаний.
Крок 5. Налаштуйте автоматизацію
На завершальному етапі оберіть, чи Prospecting Agent надсилатиме листи автоматично, чи очікуватиме вашого підтвердження перед кожним надсиланням.
Після завершення налаштування натисніть Review and turn on, щоб переглянути конфігурацію та активувати Play.
Як контакти потрапляють до Prospecting Agent
Контакти можна додати до Play трьома способами: за рекомендаціями Prospecting Agent, вручну або автоматично за допомогою правил чи HubSpot Workflows.
Contact Sourcing
Якщо під час налаштування Play ви ввімкнули Source contacts for me, Prospecting Agent аналізує вибрані сегменти компаній і Buying Signals, після чого рекомендує компанії для додавання до Play. Переглянути ці рекомендації можна в розділі Enrollments на вкладці Recommended, де для кожної рекомендованої компанії також відображаються контакти, які відповідають заданим персонам. Звідти ви можете вибрати Play і розпочати комунікацію. Prospecting Agent може знаходити контакти як у вашому HubSpot CRM, так і через підключені джерела даних, пропонуючи їх у межах встановленого щомісячного ліміту.
Ручне додавання контактів
Відкрийте потрібний Play і натисніть Enroll у правому верхньому куті. Після цього оберіть, чи хочете додати окремі контакти або компанії.
Якщо ви оберете Manually enroll contacts, виберіть зі списку до 25 контактів, які відповідають вимогам, і натисніть Next.
Після цього перегляньте налаштування Play та Guardrails: перевірте відправника, режим надсилання листів, тон комунікації, часове вікно для надсилання та правила автоматичного виключення контактів із Play (Unenrollment Rules).
Якщо все налаштовано правильно, натисніть Start enrolling.
Автоматичне додавання контактів
Prospecting Agent також дозволяє автоматично додавати контакти до Play. Для цього можна скористатися вбудованими автоматизаціями Prospecting Agent або створити власний HubSpot Workflow.
Вбудовані автоматизації
Щоб налаштувати одну з вбудованих автоматизацій, перейдіть до Prospecting Agent → Automations.
HubSpot пропонує кілька готових тригерів для автоматичного додавання контактів до Play, зокрема:
- перегляд сторінки (Page View);
- надсилання форми (Form Submission);
- кількість днів з моменту останньої взаємодії (Days Since Last Engagement);
- додавання контакту до списку (Added to a List).
Відкрийте потрібну автоматизацію, натисніть Edit і налаштуйте:
- Play, до якого потрібно додавати контакти;
- спосіб комунікації (Sequence або Adaptive);
- режим роботи автоматизації (Review Before Sending або Send Without Review).
Після завершення налаштування натисніть Save.
Кастомні HubSpot Workflows
Якщо вбудованих автоматизацій недостатньо, можна створити власний contact-based Workflow у HubSpot і використати дію Enroll in Prospecting Agent.
Такий підхід дозволяє автоматично додавати контакти до Play на основі власних критеріїв enrollment. Це дає значно більше гнучкості, ніж використання готових автоматизацій.
Висновок
Prospecting Agent допомагає автоматизувати пошук потенційних клієнтів і персоналізовану комунікацію, дозволяючи команді продажів приділяти більше часу роботі з лідами, а не рутинним завданням. Водночас ефективність цього інструменту значною мірою залежить від правильного налаштування. Чітко визначений Play, якісні дані в CRM і регулярний перегляд згенерованих повідомлень допоможуть отримати максимальну користь від Prospecting Agent.
Рекомендуємо протестувати різні налаштування та поступово вдосконалювати Play відповідно до результатів. Це допоможе знайти підхід, який найкраще працює саме для вашої команди.