Історія проєкту
Команда Withthegrid одночасно вирішувала кілька складних завдань, пов'язаних із внутрішніми операціями та взаємодією з клієнтами:
- збір даних із зовнішніх форм (створених не в HubSpot) та їхнє подальше спрямування в CRM;
- покращення зовнішнього вигляду та зручності PDF-файлів із комерційними пропозиціями (quotes) у HubSpot, щоб вони краще відповідали стилю вебверсії;
- імпорт угод із коректним прив'язуванням до відповідних контактів та компаній;
- оцінка того, чи може HubSpot ефективно функціонувати як система тікетів та клієнтський портал для складніших процесів підтримки.
Як і більшості компаній, що активно розвиваються, Withthegrid потрібна була не просто порада щодо програмного забезпечення. Їм був потрібен партнер, здатний трансформувати технічні обмеження платформи, варіанти інтеграцій, логіку робочих процесів та комерційні компроміси у практичний та зрозумілий план дій.
Рішення
Velainn тісно співпрацювала з командою Withthegrid, підтримуючи як технічні, так і стратегічні рішення.
1. Аналіз варіантів інтеграції зовнішніх вебформ
Коли перед Withthegrid постало завдання переносити дані з форм, розміщених на сторонніх ресурсах клієнтів, у HubSpot, команда Velainn дослідила кілька підходів. Ми підготували практичні варіанти рішень, включаючи використання нативних інструментів HubSpot для збору даних та надали інструкції щодо їх впровадження на зовнішніх сайтах. Замість того, щоб нав'язувати універсальний шаблон, Velainn детально розписала всі переваги, обмеження та необхідні зусилля для кожного способу. Це дозволило Withthegrid обрати підхід, який найкраще відповідав реальному формату взаємодії з їхніми клієнтами.
2. Покращення зовнішнього вигляду та зручності комерційних пропозицій
Компанії Withthegrid також потрібна була допомога, щоб зробити PDF-файли з комерційними пропозиціями (quotes) у HubSpot більш охайними та професійними. Їхня команда прагнула, щоб завантажена чи роздрукована версія пропозиції максимально відповідала вигляду вебсторінки та не мала прикрих проблем із форматуванням — таких як невдалі відступи, обірваний текст або хаотичний початок нових розділів. Velainn спільно з командою клієнта протестувала кілька ітерацій дизайну, скоригувала шаблон та усунула проблеми з версткою, що дозволило значно покращити фінальний вигляд документів.
3. Забезпечення чистоти даних у CRM
У разі виникнення проблем з імпортом угод та їхнім правильним асоціюванням із контактами й компаніями, Velainn оперативно підключилася до тестування та підготувала чіткі інструкції. Це усунуло технічні перешкоди у повсякденній роботі з CRM та дало команді орієнтири щодо правильного структурування імпорту.
4. Розробка та перевірка сервісної воронки в HubSpot
Важливим етапом бізнес-аналізу було тестування HubSpot у ролі тікет-системи та клієнтського порталу. Поточні процеси Withthegrid вимагали створення тікетів по API, прив'язки ID пристроїв, налаштування алертів, логіки призначення відповідальних та кастомного відображення даних на боці клієнта.
Velainn розібрала архітектуру платформи, чітко розмежувавши наявні можливості, необхідність підключення Service Hub Professional чи Operations Hub Professional, а також вплив вбудованих лімітів CRM на фінальний setup.
Зокрема, ми:
- розібрали сценарії генерації тікетів на базі даних із Teleport Cloud;
- змапили схему зв'язків між контактами, інженерами та тікетами;
- визначили, які алгоритми розподілу заявок потребують просунутих інструментів автоматизації.
Разом з тим, Velainn надала відкритий фідбек щодо обмежень системи. Коли стало зрозуміло, що запит на клієнтський портал перевищує реальні можливості HubSpot, ми валідували цей ризик на ранньому етапі, врятувавши команду від інвестицій у невідповідний софт.
